Vapaa-ajan lautakunta
Pöytäkirja 26.08.2021/Pykälä 6

Vapaa-ajan lautakunta 26.08.2021 § 6

3499/00.02.16.00/2021

Valmistelija hallintopäällikkö Satu Mamia, satu.mamia@salo.fi,  02 778 2022

Kuntalain 98 §:ssä ja hallintosäännön 134 §:ssä on säännökset toimielimen päätöksentekotavoista. Toimielin voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää.

Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous). Tällä tarkoitetaan sitä, että jäsenet eivät ole fyysisesti läsnä kokouspaikalla, vaan kokous tapahtuu esimerkiksi videoyhteyden kautta.

Toimielin voi myös tehdä päätöksiä suljetussa sähköisessä päätöksentekomenettelyssä ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely).

Kaupunginhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa, että sähköisiin kokouksiin ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.

Toimielimen kokousajasta ja -paikasta, kokouskutsusta ja esityslistan julkaisemisesta  määrätään hallintosäännön 137, 138, 139 ja 140 §:issä seuraavaa:

137 § Kokousaika ja -paikka

Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan.

Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan.

Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

138 § Kokouskutsu

Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja.

Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti.

Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta.

Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.

139 § Sähköinen kokouskutsu

Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti. Tällöin kaupunginhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että tähän tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat käytettävissä.

140 § Esityslistan ja liitteiden julkaiseminen kunnan verkkosivuilla

Esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä. Verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksittäisiä kokousasioita, joihin ei liity erityistä tiedottamisintressiä tai mikäli erityisestä syystä asian valmistelua ei julkisteta ennen päätöksentekoa. Esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kunnan asukkaiden tiedonsaanti-intressit.

Hallintosäännön 142 §:ssä on seuraava säännös varajäsenen kutsumisesta kokoukseen:

"142 § Varajäsenen kutsuminen

Toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn.

Myös puheenjohtaja, esittelijä tai toimielimen sihteeri voivat toimittaa kutsun varajäsenelle."

Esittelijä Sivistyspalveluiden johtaja

Päätösehdotus Vapaa-ajan lautakunta päättää, että

- vapaa-ajan lautakunnan varsinaiset kokoukset pidetään pääsääntöisesti kerran kuukaudessa torstaisin kaupungintalolla alkaen klo 17.00. Vapaa-ajan lautakunta päättää kokouspäivät seuraavasti: 26.8., 23.9., 7.10., 18.11. ja 16.12.
- sen kokouksissa käytetään sähköistä kokousjärjestelmää
- esittelytekstissä selostettu sähköinen kokous ja sähköinen päätöksentekomenettely otetaan käyttöön.
- kokouskutsu ja esityslista kokoukseen toimitetaan jäsenille pääsääntöisesti sähköistä kokousjärjestelmää käyttäen vähintään neljä päivää ennen kokousta. Jos sähköinen kokousjärjestelmä ei ole käytettävissä, kutsu ja esityslista lähetetään jäsenen sähköpostiin (etunimi.sukunimi@salo.fi) ilman liitteitä. Julkinen esityslista liitteineen on luettavissa kaupungin verkkosivuilla.

Päätös Arttu Laaksonen esitti vapaa-ajan lautakunnan kokousten alkamisajaksi klo 17.30. Anne Järvinen kannatti ehdotusta.

Vapaa-ajan lautakunta hyväksyi yksimielisesti Laaksosen ehdotuksen.

Lisäksi vapaa-ajan lautakunta hyväksyi päätösehdotuksen muilta osin.

Tiedoksianto Toimistopalvelut

 Kirjaamo