Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 03.11.2025/Pykälä 180

Kaupunginhallitus 03.11.2025 § 180

Valmistelija tietosuojavastaava Aino Andersson, aino.andersson@salo.fi, 02 778 2031

Kaupunginhallitus on tehnyt kokouksessaan 26.2.2024 § 69 päätöksen tietosuojaselostekäytännön muuttamisesta kaupungin toiminnassa.

Kaupunginhallitus päätti kumota kaupunginhallituksen päätöksen 6.4.2010 § 243 siltä osin, kun uusi lainsäädäntö on muuttanut mainitun päätöksen perusteita, hyväksyä tietosuojaselosteiden käsittelyn uuden käytännön esittelyn mukaisena, hyväksyä kaupunginhallituksen alaisten tietovarantojen uudet tietosuojaselosteet sekä hyväksyä päätöksen mukaisen ohjeistuksen toimialoille tietosuojaselosteiden käsittelystä.

Päätöksen jälkeen on valmistunut uusi tietosuojaseloste, joka tuodaan nyt kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi.

Kaupunginhallitus toimii rekisterinpitäjänä niiden henkilörekisterien osalta, jotka koskettavat koko kaupunkia tai konsernipalveluita. Toimialajohtaja vastaa oman toimialansa rekistereiden hoitamisesta ja kuntalaisten tiedonsaannin turvaamisesta.

Rekisterinpitäjänä Salon kaupungin toimielimillä on tietosuoja-asetuksen 12-14 artiklojen mukaan velvollisuus toteuttaa asianmukaiset toimenpiteet toimittaakseen rekisteröidylle henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä.

Tietosuojaselosteesta tulee ilmetä rekisterinpitäjä yhteystietoineen, rekisterin nimi, henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus, tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät, henkilötietojen säilytysaika ja peruste, tietolähteet, tietojen luovutukset ja siirrot sekä rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta että rekisteröityjen informointi ja oikeudet.

Uusi, vuonna 2024 päätetty tietosuojaselosteiden laadinta- ja julkaisutapa

Salon kaupunki on hankkinut tiedonhallintalain (906/2019) edellyttämän tiedonhallintamallin laatimiseen ohjelmiston, joka laatii automaattisesti tietosuojaselosteet, kun tiedonhallintamallin tietoja tallennetaan. Tietosuojaselosteet julkaistaan ohjelmasta upottamalla ne kaupungin verkkosivuille. Tietosuojaselosteet näkyvät toimialoittain ja tietovarannoittain. Tietovarannon alta näkyvät tietojärjestelmät.

Tiedonhallintamallin päivityksen yhteydessä tietosuojaselosteet päivittyvät ohjelmistosta automaattisesti ilman erillisiä hyväksymispäätöksiä kaupungin kotisivuille ja rekisterinpitäjänä toimivalle toimielimelle toimitetaan vähintään kerran vuodessa tiedoksi hyväksyttyjen tietosuojaselosteiden päivitetyt tiedot tietosuojaselosteet – raporttina.

Täysin uusista tietovarannoista laaditut tietosuojaselosteet tuodaan ennen julkaisemista rekisterinpitäjänä toimivan toimielimen hyväksyttäväksi, kuten ennenkin.

Palveluntuottajien ylläpitämien tietosuojaselosteiden sekä muun tahon ylläpitämien tietosuojaselosteiden, joissa Salon kaupunki on yhteisrekisterinpitäjänä, osalta toimitaan jatkossakin vanhan käytännön mukaan eli niin, että nämä selosteet linkitetään suoraan kaupungin verkkosivuille erikseen.

Tarkastustoimen tietovarannon uusi tietosuojaseloste

Tiedonhallintamallin tietojen päivityksen yhteydessä on laadittu uudenmallinen tietosuojaseloste tarkastustoimen tietovarannosta.

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus hyväksyy kokousasian liitteenä olevan tietosuojaselosteen.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi päätösehdotuksen.

Tiedoksianto Tiedonhallintasuunnittelija

 Tietosuojavastaava