Kaupunginhallitus
Esityslista 23.02.2026/Asianro 65

Kaupunginhallitus 23.02.2026  

1298/07.01.01.02.00/2026

Valmistelija 

 Tiedonhallinta-asiantuntija, Petra Peltonen, petra.peltonen@salo.fi, 02 778 2058

 Kaupunginhallitus on päättänyt tietosuojaselostekäytännöstä kokouksistaan 26.2.2024 § 69 ja 25.8.2025 § 78. Päätösten jälkeen on valmistunut uusi tietosuojaseloste, joka tuodaan kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi.

Kaupunginhallitus toimii rekisterinpitäjänä niiden henkilörekisterien osalta, jotka koskevat koko kaupunkia tai konsernipalveluita. Toimialajohtaja vastaa oman toimialansa rekistereiden hoitamisesta ja kuntalaisten tiedonsaannin turvaamisesta.

Rekisterinpitäjänä Salon kaupungin toimielimillä on tietosuoja-asetuksen 12–14 artiklojen mukaan velvollisuus toteuttaa asianmukaiset toimenpiteet toimittaakseen rekisteröidylle henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä.

Tietosuojaselosteesta tulee ilmetä rekisterinpitäjä yhteystietoineen, rekisterin nimi, henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus, tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät, henkilötietojen säilytysaika ja peruste, tietolähteet, tietojen luovutukset ja siirrot sekä rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta, että rekisteröityjen informointi ja oikeudet.

Uusi, vuonna 2024 päätetty tietosuojaselosteiden laadinta- ja julkaisutapa

Salon kaupunki on hankkinut tiedonhallintalain (906/2019) edellyttämän tiedonhallintamallin laatimiseen ohjelmiston, joka laatii automaattisesti tietosuojaselosteet, kun tiedonhallintamallin tietoja tallennetaan. Tietosuojaselosteet julkaistaan ohjelmasta upottamalla ne kaupungin verkkosivuille. Tietosuojaselosteet näkyvät toimialoittain ja tietovarannoittain. Tietovarannon alta näkyvät tietojärjestelmät.

Tiedonhallintamallin päivityksen yhteydessä tietosuojaselosteet päivittyvät ohjelmistosta automaattisesti ilman erillisiä hyväksymispäätöksiä kaupungin kotisivuille ja rekisterinpitäjänä toimivalle toimielimelle toimitetaan vähintään kerran vuodessa tiedoksi hyväksyttyjen tietosuojaselosteiden päivitetyt tiedot tietosuojaselosteet – raporttina.

Täysin uusista tietovarannoista laaditut tietosuojaselosteet tuodaan ennen julkaisemista rekisterinpitäjänä toimivan toimielimen hyväksyttäväksi, kuten ennenkin.

Palveluntuottajien ylläpitämien tietosuojaselosteiden sekä muun tahon ylläpitämien tietosuojaselosteiden, joissa Salon kaupunki on yhteisrekisterinpitäjänä, osalta toimitaan jatkossakin vanhan käytännön mukaan eli niin, että nämä selosteet linkitetään suoraan kaupungin verkkosivuille erikseen.

Salon kaupungin projektien uusi tietosuojaseloste

Tiedonhallintamallin tietojen päivityksen yhteydessä on laadittu uudenmallinen tietosuojaseloste Salon kaupungin projektien tietovarannosta. Tietosuojaseloste viedään hyväksyttäväksi kaikkiin toimielimiin, joiden projektitoimintaa on kuvattu tietosuojaselosteella.

Tietosuojaseloste on asian liitteenä osittain salassa pidettävänä asiakirjana, koska se sisältää osin laajempia tietoja, kuin itse upotukselle tulee, mm. tarkat tiedot käytettävistä tietojärjestelmistä. Julkisuuslain 24.1. §:n 7 kohta edellyttää seuraavien viranomaisen asiakirjojen salassa pitoa: henkilöiden, rakennusten, laitosten, rakennelmien sekä tieto- ja viestintäjärjestelmien turvajärjestelyjä koskevat ja niiden toteuttamiseen vaikuttavat asiakirjat, jollei ole ilmeistä, että tiedon antaminen niistä ei vaaranna turvajärjestelyjen tarkoituksen toteutumista.

Esittelijä

Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus

Päätös

Tiedoksianto

Tiedonhallinta-asiantuntija